Automatisierung, Vereinfachung und Rationalisierung des komplexen Rechnungsstellungsprozesses

Große Unternehmen haben komplexe Anforderungen an ihre Finanzprozesse, vor allem wenn sie ein hohes Rechnungsvolumen zu bewältigen haben. Ohne Automatisierung kann die Erstellung und Bearbeitung von Kreditoren, Angeboten und Budgets zeit- und arbeitsintensiv werden. 

Als ein internes Team von Acrontum, das die Rechnungsstellung eines großen deutschen Automobilherstellers unterstützte, feststellte, dass es durch seinen zeitintensiven, nicht standardisierten Rechnungsstellungsprozess ins Stocken geriet, wusste es, dass es sich an das Acrontum-Entwicklungsteam wenden musste, um Unterstützung zu erhalten. 

 

HINTERGRUND

Der Automobilhersteller bietet seinen Kunden digitale Automobil-Dienstleistungen an und wird dabei vom Acrontum-Team für Management, Lizenzen und Inhalte (MLC) unterstützt. Zu dieser Zeit hatte das Team mit mehr als hundert Lieferanten, mehreren Budgets und einer Flut von täglichen Rechnungen zu tun. Diese sensiblen Informationen wurden über interne Kommunikationskanäle zwischen den Teammitgliedern der Abteilung ausgetauscht und dann manuell in Excel-Tabellen hochgeladen. 

Da das Team unverhältnismäßig viel Zeit mit relativ einfachen manuellen Aufgaben verbrachte, blieb nur wenig Zeit für kritischere strategische Aufgaben, wie die Analyse und Überprüfung von Daten. Dieser Ansatz war nicht nur zeitlich ineffizient, sondern barg auch ein erhebliches Risiko von Datenverlusten, Dateneingabefehlern und Datenschutzverletzungen. 

Der Kunde verwaltet umfangreiche Unternehmensbudgets, wobei verschiedene Abteilungen unterschiedliche Excel-Tabellen verwenden. Excel-Tabellen sind nicht das beste Werkzeug für die anstehende Aufgabe, da Formeln leicht verloren gehen oder überschrieben werden können, was zu Ungenauigkeiten führt. Die Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen in Excel ist trotz der sensiblen Daten, die die Excel-Tabellen enthielten, nicht immer möglich, und es konnte immer nur eine Person gleichzeitig auf die Excel-Tabellen zugreifen. Aufgrund des mühsamen Prozesses kam es häufig zu Verzögerungen bei den Zahlungen. 
Glücklicherweise verfügte Acrontum sowohl über die Fähigkeit, kosteneffiziente, maßgeschneiderte Tools zu entwickeln, als auch über das notwendige Kundenwissen, um diese Prozesse schnell und effizient zu automatisieren und den Zeitaufwand für einfache manuelle Aufgaben zu reduzieren. 

ZIELE

Da das Budget begrenzt war, bestand das Ziel von Acrontum darin, ein kosteneffizientes Tool zu entwickeln, das die Prozesse für den Kunden rationalisiert und es dem MLC-Team erleichtert, die Rechnungen der verschiedenen Dienstleister zu bearbeiten, und langfristig auch für den Kunden. 

Das MLC-Team wollte die sich wiederholenden, manuellen Aufgaben und Prozesse innerhalb seiner Abteilung so weit wie möglich automatisieren, indem es grundlegende automatische Validierungen einführte. Dazu gehörte die automatische Feststellung, ob das verfügbare Budget zur Deckung der Rechnung ausreicht oder nicht, und die Überprüfung der Rechnung anhand der Kundeninformationen. 

ANSATZ

Acrontum entschied, dass der beste Weg zur Lösung des Problems darin bestand, eine Anwendung zu entwickeln und zu erstellen, die Informationen miteinander verknüpft und eine einheitliche Ansicht von einem einzigen, zentralen Ort aus präsentiert. Aufgaben sollten standardisiert und automatisiert werden, z.B. der Prozess der Budgeterstellung. 

Die Anwendung sollte nicht nur das MLC-Team bei seinen täglichen Aufgaben unterstützen, sondern auch die Teams auf Kundenseite bei der Standardisierung, Organisation und dem Zugriff auf Informationen. 

STRATEGIEN

Acrontum führte mehrere Einzelgespräche mit verschiedenen Mitarbeitern, um den Prozess und die Probleme zu erfassen und mit der Finanzverwaltungssoftware des Kunden, die von SAP bereitgestellt wurde, zu integrieren. Der Prozess wurde veranschaulicht, überprüft und mehrmals wiederholt, um alle Schritte und relevanten Beteiligten zu erfassen. Aufgrund von Budgetbeschränkungen konzentrierte sich der Umfang auf die Wertschöpfung bei maximaler Datensicherheit. 

Innerhalb von drei Monaten wurde die neue Anwendung Operative Finanzplanung (OFP) eingeführt und sparte jede Woche Stunden an manuellem Aufwand. Sie blieb mehr als ein Jahr lang ohne nennenswerte Änderungswünsche stabil und kann jederzeit ohne umfangreiche Neuuntersuchung oder -konzeptionierung skaliert werden. 

ERGEBNIS

Die Anwendung für die betriebliche Finanzplanung hat alle Informationen zentralisiert und verfügt über erweiterte Funktionen für die Rechnungsvalidierung. Die Prozesse sind standardisiert, automatisiert und werden im OpenShift-Cluster bereitgestellt, was sie sehr sicher macht. 

Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Fristen verpasst werden und alarmieren die Benutzer, wenn potenzielle Probleme entdeckt werden. Das MLC-Team hat mehr Zeit, um wertvolle Daten zu sammeln und zu analysieren, und der Kunde hat mehr Zeit, um sich strategisch wichtigen Initiativen zu widmen. 

Zahlungen werden schneller genehmigt, überprüft und ausgeführt, was die Effizienz steigert und die Beziehungen zu den Lieferanten insgesamt verbessert.