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„Ein gutes Pferd springt nicht höher, als es muss.“

So sagt es der Volksmund und das Pferd soll recht behalten: denn in vielen Fällen kann schon mit 20% des Einsatzes rund 80% des Ergebnisses erreicht werden. Zwar stellte Vilfredo Pareto sein 80:20-Prinzip für die Verteilung von Boden in der italienischen Bevölkerung auf, doch zahlreiche (Projekt-)Beispiele zeigen, dass er mit dem Paretoprinzip nicht nur einen statistischen Wert beschrieben hat. Im Projekt kann diese Regel helfen, um die wesentlichen Arbeitspakete zu identifizieren und Ressourcen entsprechend einzuplanen. Wichtig dabei ist: zu erkennen, wo die 20% liegen.

Das Wesentliche fokussieren: die 20% identifizieren

Eine meiner ersten Lernkurven war die 80:20-Regel: In einem großen Turnaround-Projekt mussten mehr als 100 Maßnahmen getrackt werden – aufwändige Kalkulationstabellen, riesige Sheets, tagelange Diskussionen, Datenschlachten rund um Zahlen. Und als uns die Datendarstellung um die Ohren flog, kam der Hinweis, zu prüfen, wie viele der einzelnen Maßnahmen den größten Erfolg erwirtschaften sollten. Eine schnelle Analyse ergab: rund 20% ergaben 80% des angestrebten Einsparpotenzials. Mal von der technischen Perspektive abgesehen, dass Trackingtools auf solche Spitzen abzielen sollten, war so schnell klar, auf welche Themen sich auch der Projektleiter fokussieren sollte. Oder auch: Wie hoch das Pferd springen muss. Seitdem prüfe ich meine Projekte auf diese Regel: welche der definierten Maßnahmen, Epics, Storys tragen zum größten Teil zum Erfolg bei.

Was sind 100% im Projekt?

Oder: wo lässt sich die Regel anwenden? Stolperstein beim Pareto-Prinzip kann sein, zu übersehen, dass 100% Ergebnis freilich immer nur durch 100% der Leistung erzielt werden können. Und Paretos Hinweis zur Unabhängigkeit der Teile einer Gesamtmenge: Habe ich also eine Wirkkette meiner Teilprojekte zueinander, kann ich die Regel eventuell nicht auf das Gesamte anwenden. Diese Interdependenzen gilt es zu identifizieren. Anschließend kann dann priorisiert werden (Stichwort: Scope & Out of Scope definieren). Im Wald der Priorisierung hilft es oft, zu erkennen, welche der Maßnahmen die kritischen sind und als Schlüsselprojekte umgesetzt werden müssen. In den Teilprojekten wiederum sollte definiert werden, wie viel notwendig ist, um das Gesamtergebnis erreichen zu können – und welche Themen „Schöner Wohnen“ sind. Im agilen kann das natürlich iterativ auch in der Backlog-Pflege erfolgen; die grobe Einteilung sollte aber schon in der Angebotserstellung/Kickoff-Unterlage deutlich werden. 

Die Unternehmensebene

Auf Unternehmensebene kann das Paretoprinzip dazu dienen, Schlüsselkunden zu identifizieren und entsprechend Ressourcen zu planen, Wissen aufzubauen – oder gar im Gegenteil: Gegengewichte zu schaffen. Auch das Prinzip, E-Mail-freie oder Meeting-freie Zeiten zu definieren kann dieser Idee folgen: am Endes eines Tages zu überprüfen, welche wesentlichen To-Dos an einem Tag erledigt werden konnten – und wie viel Zeit dafür prozentual notwendig war. Erschreckend ehrlich, oder?

Auf die Meta-Ebene

Gibt es 100% überhaupt? Am Höhepunkt des Projektes hilft manchmal alles zu priorisieren, alles zu sortieren und alles auszudiskutieren nichts mehr: nun gilt es zu fragen, wo die 100% liegen. In der Funktionalität des Produkts, im Design, in der Zeitleiste oder in den Kosten? Nicht nur über Geschmack lässt sich nicht streiten, gleiches gilt auch für die zu erreichenden Hundertprozent. Je nach Budgethöhe, variierenden Referenzpunkten, vorhandener Erfahrung und eigenem Anspruch ist „fertig“ zu einem unterschiedlichen Grad erreichbar. In agilen Teams kann eine sogenannte "Definition of Done" hier ein Stück weit den Anspruch lenken und einen Kompromiss zwischen „schneller Lösung“ und „Perfektion“ einleiten. 100% erreichen wir nie: also lassen wir das Pferd nur so hochspringen, wie es muss.

Klassische Beispiele

In der Diskussion um das Paretoprinzip wird neben dem ursprünglichen Ergebnis Paretos, dass 80% des italienischen Grundes nur rund 20% der Bevölkerung gehört, oft darauf verwiesen, dass auch die Verteilung des Weltvermögens einem ähnlichen Verhältnis folgt. Klassische, weitere Beispiele sind etwa, dass oft nur 20% der Kunden zu bereits 80% des Umsatzes führen – und auch das Verhältnis von Anzahl an Produkten zu erwirtschaftetem Gewinn dieser Aufteilung oft gleicht. Wichtig ist nur: das ist keine absolute Wahrheit. Es gilt, zu prüfen, ob es im eigenen Projekt oder Unternehmen so zutrifft. Übrigens: Neben dem Paretoprinzip ist der Namensgeber auch noch verantwortlich für das Pareto-Optimum. 
 

by Annelie